Llevamos más de dos décadas hablando de administración electrónica en el sector público. Dos décadas en las que el discurso ha girado en torno a la digitalización de la función pública, la modernización de la gestión de las administraciones públicas y la mejora de la relación con la ciudadanía. Pero la pregunta clave sigue siendo otra: ¿hemos transformado realmente la administración o simplemente hemos cambiado el soporte?.
Quizás, y no es poco, nos hemos limitado a cambiar el papel por la pantalla, a coleccionar pdf's pero, eso hoy y ahora se nos antoja un modelo obsoleto y más teniendo en cuenta la base tecnológica y de infraestructura que vamos a necesitar para hacer frente y sacar el máximo rendimiento en la era del dato y la inteligencia artificial.
Recientemente en un capítulo de nuestro podcast Publigital reflexionamos sobre esta evolución junto a dos perfiles complementarios: Miguel Ángel Solano, referente en administración electrónica con una amplia visión estratégica, y Antonio Vera, miembro del equipo de eAdministración de Berger-Levrault, quien nos aportó una perspectiva más cercana a la implementación.
A partir de este diálogo, analizamos dónde estamos realmente y qué nos falta para dar el salto hacia una administración del siglo XXI.
Digitalizar no es transformar
Uno de los puntos más claros del debate es que, en muchos casos, la digitalización se ha limitado a trasladar el papel a la pantalla.
Los procesos administrativos siguen manteniendo la misma lógica: entrada, proceso y salida. Lo que ha cambiado es que ahora la entrada y la salida son digitales, pero el núcleo del proceso permanece prácticamente intacto y con un carácter marcadamente analógico.
Esto ha generado un fenómeno muy reconocible dentro de las organizaciones públicas: la acumulación de PDFs como equivalente digital del papel. Un cambio de formato, pero no de modelo.
Una base sólida… que no estamos aprovechando
Como apuntaba Miguel Ángel Solano durante la conversación, la administración cuenta hoy con una base normativa "absolutamente sólida". En términos regulatorios, el marco está prácticamente completo. El problema no está tanto en la falta de regulación, sino en su aplicación efectiva. La clave ya no es interpretar la normativa, sino ejecutarla correctamente y llevarla a la práctica de forma coherente.
Aquí es donde entra en juego el verdadero reto de la implementación: convertir la norma en operativa real dentro de las organizaciones.
Esto implica un cambio de enfoque consistente en pasar de cumplir formalmente con la digitalización a utilizarla como palanca real de transformación. A pesar de estas limitaciones, no todo es negativo. Existe una base normativa sólida que sustenta la evolución y mejora de administración electrónica.
¿Fracaso o etapa necesaria?
Durante el debate, Antonio Vera introducía un matiz relevante: no podemos hablar en términos de fracaso, la administración electrónica tal y como la hemos experimentado hasta ahora ha sido una etapa necesaria.
Ha permitido avances importantes:
- Mayor trazabilidad de los expedientes
- Mejor control interno de los procesos
- Capacidad de conocer el estado de tramitación
Calificar la administración electrónica actual como un fracaso sería simplista. Más bien, puede y debe entenderse como una etapa necesaria. Sin embargo, muchos de estos avances siguen estando orientados hacia dentro de la organización, no tanto hacia la consecución de la óptima experiencia del ciudadano.
Aquí es donde aparece una de las principales limitaciones del modelo actual: no está diseñado desde la perspectiva del usuario.
El cambio de paradigma: hacia una administración del siglo XXI
Nos encontramos en un momento especialmente relevante desde el punto de vista tecnológico.
La irrupción de tecnologías como la inteligencia artificial, también presente en la conversación, abre la puerta no solo a hacer mejor las cosas, sino a hacer cosas diferentes.
Este matiz es importante. Se trataría de optimizar procesos existentes repensándolos completamente. De diseñar servicios públicos que no reproduzcan inercias administrativas, sino que respondan realmente a las necesidades de la ciudadanía.
Desde la perspectiva de normativa e implementación, esto supone un también cambio profundo para dejar de ver la regulación como un marco de cumplimiento y empezar a utilizarla como habilitador de nuevos modelos de servicio público.
De la digitalización a la automatización (y más allá)
El siguiente paso lógico es avanzar hacia la automatización real de los procesos.
Esto implica:
- Rediseñar procedimientos desde cero
- Eliminar pasos innecesarios
- Integrar sistemas de forma inteligente
- Utilizar datos para la toma de decisiones
Y, en una fase más avanzada, incorporar capacidades de inteligencia artificial que permitan anticiparse, personalizar servicios y reducir de verdad la carga administrativa.
La nueva generación de soluciones de administración electrónica
En este contexto de evolución, la tecnología juega un papel clave como habilitador real del cambio. Desde Berger-Levrault estamos impulsando una nueva generación de soluciones de administración electrónica orientadas al cumplimiento normativo y a la transformación efectiva de los procesos.
El objetivo es claro: pasar de gestionar expedientes a orquestar servicios públicos digitales más eficientes, automatizados y centrados en el ciudadano.
Esto se traduce en:
- Automatización real de procedimientos
- Integración entre sistemas y áreas
- Mejora de la experiencia de usuario
- Uso inteligente del dato
Conclusión
La administración electrónica ha sido un paso imprescindible para modernizar el sector público, pero su evolución se ha quedado, en muchos casos, en una capa superficial de digitalización.
Tal y como se desprende de la conversación, el verdadero desafío ya no está en convertir el papel en PDF, sino en transformar de raíz los procesos, aplicando de forma efectiva una normativa que ya es suficientemente sólida.
El contexto actual, marcado por nuevas y rápidas tecnologías como la inteligencia artificial, abre una oportunidad clara; la de dejar atrás modelos centrados en la gestión interna y avanzar hacia servicios públicos más automatizados, integrados y orientados al ciudadano.
En este escenario, la diferencia no la marcará quién digitalice más, sino quién sea capaz de implementar mejor.