Digitizar no es digitalizar: el error que lleva 17 años enquistado en la Administración Local

Un ayuntamiento tiene sede electrónica, registro electrónico, firma digital y gestor documental. Y, aún así, sus técnicos copian los mismos datos en tres sistemas, los expedientes circulan por correo y el ciudadano acaba yendo en persona a la ventanilla. No es un fallo de las herramientas, es una confusión de concepto: se ha digitizado (cambiar el soporte) creyendo que se digitalizaba (cambiar el proceso).

En este artículo te damos una definición de cada término, cinco señales para saber en cuál está tu entidad y un orden de trabajo para pasar de una a otra. Si trabajas en el SAM de una Diputación, eres responsable TIC o secretario-interventor de una entidad, y debe decidir en qué invertir el siguiente euro, sigue leyendo.

¿Por qué se ha confundido digitizar con digitalizar?

Porque la ley se cumplía con herramientas y las herramientas se podían comprar sin tocar los procedimientos.

La Ley 11/2007 reconoció el derecho de la ciudadanía a relacionarse con las administraciones por medios electrónicos. La Ley 39/2015 y la Ley 40/2015 lo convirtieron después en regla general. En muchas entidades locales la acción fue la misma: sede electrónica, registro electrónico, firma y escaneado de lo que llegaba en papel.

Todo eso es necesario. Pero ninguna de esas piezas, por sí sola, cambia cómo se tramita un expediente. El formulario en PDF sustituyó al formulario en papel; la firma electrónica, a la firma manuscrita; la carpeta de red, al archivador. Pero el procedimiento siguió igual. La urgencia de 2020 reforzó el patrón: se habilitó el trabajo remoto y la tramitación telemática con rapidez, pero sobre los procedimientos existentes.

Desde entonces el discurso se ha ido corrigiendo, y fue el eje de nuestra intervención en el II Congreso Nacional SAM (Granada, septiembre de 2026): llevamos 17 años digitalizando la Administración… ¿o digitizando? 

Qué diferencia hay entre digitizar y digitalizar

Digitizar cambia el formato; digitalizar cambia cómo funciona el trabajo. Te lo explicamos de modo sencillo en la siguiente tabla:

Cómo detectar si tu entidad está digitizada

Para saber en qué nivel está tu entidad, pregúntate qué ocurre exactamente después de que un ciudadano presenta una solicitud electrónica. Si alguien la descarga, la imprime o la reenvía por correo, hay digitización.

Cinco síntomas de que el proceso sigue siendo el de siempre

• El correo como sistema de gestión. Los expedientes avanzan porque alguien reenvía un adjunto.

• El PDF como formato de intercambio. Dos sistemas se pasan documentos que ninguno puede procesar sin intervención humana.

• El técnico como middleware. Una persona copia datos de un sistema a otro porque los sistemas no se conectan.

• El expediente como carpeta. Contiene documentos, pero no datos que se puedan buscar, cruzar o medir.

• Preguntas simples sin respuesta inmediata. ¿Cuántas licencias de obra menor hay pendientes hoy? ¿Cuántos expedientes llevan tres meses sin movimiento?
  

¿Qué errores repiten las entidades que confunden ambos conceptos?

• Medir el éxito por herramientas instaladas. Tener sede, portafirmas y gestor documental es un inventario, no un resultado. La pregunta útil es si están integradas y si los procesos han cambiado.

• Digitalizar por departamentos. Cada área compra lo suyo y se crean silos. El expediente que pasa de urbanismo a intervención sigue necesitando a alguien que lo lleve.

• Confundir “disponible online” con “tramitable online”. Un formulario descargable que hay que imprimir y presentar no es un trámite electrónico.

• Instalar sin rediseñar ni formar. La herramienta acaba replicando el procedimiento anterior, a veces con más pasos.

• Dejar la interoperabilidad para después. Integrar sistemas con bases de datos y modelos propios cuesta más que haberlos pensado conectados desde el inicio.
  

Paso a paso para pasar de digitizar a digitalizar

Empieza por los procesos, no por las herramientas. Para un ayuntamiento es un proceso importante. Para una Diputación, esto no es solo una cuestión de cada municipio: cuando se presta servicio a decenas de entidades con distintos recursos y niveles de madurez, el punto de partida de cada una cambia el camino.  

• Elige un procedimiento de alto volumen (licencias de obra menor, padrón, subvenciones) y cuenta sus pasos, quién interviene y cuántas veces se reescribe un dato.

• Define qué datos necesita realmente, de dónde pueden obtenerse automáticamente y cuáles debe aportar el ciudadano.

• Rediseña el procedimiento antes de elegir tecnología. Los requisitos salen del proceso, no del catálogo del proveedor.

• Exige interoperabilidad en el diseño: APIs documentadas e integración con las plataformas del Estado (SIR, Cl@ve, FACe, Notific@).

• Mide con indicadores de proceso: tiempo medio de resolución, porcentaje de expedientes en plazo, tasa de subsanaciones y porcentaje de trámites electrónicos de extremo a extremo.

 

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